controllo della documentazione

PERCHè è NECESSARIA LA VALUTAZIONE DELLA CONFORMITà DOCUMENTALE?

La marcatura CE si realizza su due piani diversi e complementari.

Il primo è rappresentato dal prodotto e dal rispetto che esso deve avere nei confronti delle leggi e delle norme europee per poter essere immesso sul mercato.

Il secondo piano su cui si sviluppa la marcatura CE è quello documentale e che sinteticamente è denominato “fascicolo tecnico”.

Se il prodotto è quasi sempre conforme alle leggi, il fascicolo tecnico per contro, non lo è quasi mai! Il fabbricante del prodotto, infatti, anche se in assoluta buona fede, rischia di incorrere nel blocco della merce ed in sanzioni di carattere sia amministrativo che penale.

Una verifica che possa mettere in luce eventuali carenze sulla documentazione richiesta per legge può essere del tutto risolutiva e verrà spiegata in dettaglio nel presente articolo.

MA iL FASCICOLO TECNICO dov’è?

Nel nostro lavoro, riscontriamo che sia i produttori europei sia quelli extra europei generalmente realizzano i prodotti in maniera corretta e nella sostanza sicuri.

Esistono ovviamente le eccezioni che sono ascrivibili ad una ricerca del prodotto più economico possibile, oltre ogni ragionevolezza.

Diversamente dal prodotto realizzato, il fascicolo tecnico è quasi sempre carente e non conforme a quanto richiesto dalle leggi.

Il fascicolo tecnico è la raccolta (da cui il nome fascicolo e non file) di tutti i documenti che illustrano la “vita” del prodotto dall’ideazione fino allo smaltimento.

A volte semplicemente non esiste e a volte viene scambiato con il manuale di istruzioni. Qualcuno crede sia la dichiarazione di conformità, altri semplicemente ne ignorano l’esistenza.

La situazione si complica ulteriormente quando il fabbricante è solo un ruolo formale ricoperto dall’importatore che spesso non conosce assolutamente quali siano i suoi obblighi, ritenendo di essere una specie di distributore.

Non entriamo nel merito della buona fede o della semplice ignoranza, le cose non cambiano e la realtà è che sia per i fabbricanti/produttori, sia per i fabbricanti “legali”, il fascicolo tecnico rischia di diventare una specie oggetto del mistero.

A far chiarezza non contribuiscono certo coloro che affermano che è necessario e sufficiente un certificato, cosa questa MAI vera, ma su questo falso si costruiscono fatturati miliardari.

Il fascicolo tecnico in sintesi

La documentazione tecnica, o per l’appunto fascicolo tecnico, è l’insieme dei documenti e degli elaborati che dimostrano in maniera formale che regolamenti, direttive e norme pertinenti al prodotto realizzato sono state rispettate.

Il fascicolo tecnico generalmente si compone di:

  • analisi dei rischi
  • manuale d’installazione, uso e manutenzione
  • dichiarazione di conformità (o di prestazione in caso si tratti di un prodotto da costruzione)
  • etichetta
  • elenco dei fornitori
  • distinta base delle componenti
  • certificati, test e report sul prodotto
  • procedure di controllo
  • ecc

ATTENZIONE:

La legge europea impone SEMPRE il fascicolo tecnico ed esso deve essere costituito con precise modalità e deve contenere dei documenti obbligatori.

Il fabbricante di un prodotto è il soggetto che ha l’obbligo di redigere il fascicolo tecnico. Se il prodotto è importato da un paese extra UE, questo compito passa all’importatore o al mandatario (solo in alcuni casi). Per la legge infatti si assumo gli obblighi del fabbricante.

In che cosa consiste il servizio di valutazione della conformità documentale proposto da CEC.group?

Per ovviare ai frequenti errori sulla redazione della documentazione obbligatoria per ogni prodotto, abbiamo deciso di creare un servizio di valutazione e verifica della conformità documentale, mediante il quale noi effettuiamo per i nostri clienti la verifica di ogni singolo documento presente nel loro fascicolo tecnico o fornito loro in input dai fornitori.

Dopo tale verifica segnaliamo se ci sono documenti errati o mancanti oppure se tutto è conforme alla legge.

La valutazione della conformità documentazione può essere necessaria in due momenti distinti:

  • in fase di progettazione, in fase di scelta dei fornitori e prima della produzione di un prodotto denominato “valutazione della documentazione iniziale”;
  • prima dell’immissione sul mercato di un prodotto finito denominato “verifica della conformità documentale“.

Servizio di “valutazione della documentazione iniziale ?

Il servizio proposto da CEC.Group relativamente alla valutazione della documentazione iniziale che viene consegnata dai fornitori di materie prime e/o prodotti finiti e che un soggetto Europeo desidera distribuire verrà svolto nel seguente modo:

  • richiesta di invio ed analisi dei documenti relativi ad un prodotto (certificati, test report, dichiarazioni di conformità, etc)
  • e redazione da parte di CEC.Group di una relazione descrittiva della situazione iniziale, firmata dai nostri ingegneri.

Questo permetterà ai nostri clienti di essere sicuri di non commettere illeciti che potrebbero essere perseguibili civilmente e penalmente dalle autorità competenti.

Servizio di “verifica della conformità documentale” ?

Il servizio proposto da CEC.Group relativamente alla verifica della conformità documentale di ciò che è stato realizzato e/o ciò che viene consegnato dai fornitori di un prodotto indetificato come “pronto alla immessione sul mercato Comunitario” si svolge nel seguente modo:

  • presa visione ed analisi della documentazione del fascicolo tecnico relativo ad un prodotto, con lo scopo di asseverarne la correttezza di costituzione a supporto della marcatura CE e/o della conformità alle leggi sulla sicurezza dei prodotti.
  • e redazione da parte di CEC.Group di una relazione descrittiva della situazione. Nel caso emergessero delle carenze sui documenti predisposti dall’organizzazione, potrà essere richiesta la consulenza sulla loro corretta redazione da parte di CEC.Group con un servizio da quotare separatamente. In caso i documenti siano conformi alle richieste di legge, CEC.Group emetterà un documento di valutazione e rilascerà la licenza ad utilizzare il marchio registrato “CEC TUTTOCONFORME”, che potrà essere stampato sulla documentazione che accompagna i prodotti e sui prodotti stessi, a testimoniare che il fascicolo tecnico esiste, è corretto ed è stato verificato dalla CEC.Group.

Questo Vi permetterà di essere sicuri di non commettere illeciti che potrebbero essere perseguibili civilmente e penalmente dalle autorità competenti.

LO SAPEVI CHE…

La mancanza del fascicolo tecnico correttamente realizzato rende impossibile poter dimostrare la conformità del prodotto, anche quando esso è creato a regola d’arte!

Il controllo della documentazione ti mette tranquillo

Tutti i prodotti, senza alcuna eccezione, necessitano del fascicolo tecnico per essere legalmente messi a disposizione in una qualsiasi forma all’interno del Mercato Comunitario.

Possedere la documentazione redatta in conformità alla legge del proprio prodotto significa non avere problemi in caso di ispezione da parte delle autorità di controllo.

Vuoi richiedere il controllo della documentazione del Tuo prodotto? Ti serve aiuto nella redazione del fascicolo tecnico?

Per essere in regola con le leggi in vigore, ricorda che devi predisporre il fascicolo tecnico per ciascuno dei prodotti che immetti all’interno del Mercato Comunitario e che tale documentazione deve essere completa in tutte le sue parti.

I nostri tecnici sono a Tua disposizione per fornirti le informazioni necessarie per procedere con il tuo lavoro

Non esitare, chiamaci, riceverai sempre una risposta! Clicca qui!

Links sull’argomento

Ecco alcune risorse esterne per approfondire maggiormente questo argomento:

Il Fascicolo Tecnico

Approfondimenti e informazioni utili sul fascicolo tecnico: come costruirlo, a cosa serve, come è normato.

Essere in regola

Fascicolo tecnico obbligatorio o no? Scopri l’ABC della sicurezza dei prodotti con il nostro articolo

la gestione del fascicolo tecnico

Il fascicolo tecnico deve essere puntualmente aggiornato e verificato. CEC.Group ti spiega come fare 

IMPORTAZIONE E SDOGANAMENTO

Un approfondimento sulle regole principali che gli importatori devono conoscere e sulle loro responsabilità in ambito di sicurezza dei prodotti. 

Regolamento (UE) 2019/1020 sull'importazione

Link al sito ufficiale della Comunità Europea per leggere e scaricare gratuitamente il regolamento sulla vigilanza del mercato e sulla conformità dei prodotti

Fabbricante, produttore, mandatario, importatore

Chiarimento sui ruoli di questi soggetti in relazione alla marcatura CE e alla sicurezza dei prodotti.

Domande e risposte sul fascicolo tecnico

di CEC.Group / Ing. Renato Carraro

Domande e risposte sull'analisi dei rischi

di CEC.Group / Ing. Renato Carraro

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